IT Gemak voor VDL-medewerkers

by Jeroen Melisse

Welke specifieke designdimensies, zoals gebruikersinterface, navigatie en visuele elementen, hebben de meeste invloed op de adoptie van een nieuwe IT-tool, gemeten aan de hand van een combinatie van gebruikersfeedback en efficiëntieverbeteringen?

Tech | 2024 | UI/UX | Gebruiksvriendelijkheid | Graduation

Ik voerde mijn afstudeerproject uit bij VDL Groep op de IT-afdeling. Hier heb ik me gericht op het verbeteren van de adoptie van Microsoft 365 na de migratie naar de cloud. Ik heb hiervoor gekeken naar middelen zoals nieuwsbrieven, e-learnings, onepagers en een SharePoint Online-intranet. Na uitgebreid onderzoek en gebruikerstesten heb ik een advies en eindproduct gemaakt waar VDL IT gebruik van kan maken. Mijn werk verbeterde de communicatie en kreeg positieve feedback.

Over VDL Groep

VDL Groep ontwikkelt en produceert een grote diversiteit aan industriële producten, van onderdelen tot geavanceerde eindproducten. Hun activiteiten zijn samen te vatten in de ‘vijf werelden van VDL’: Hightech, Mobility, Energy, Infratech en Foodtech. Elk van deze ‘werelden’ heeft eigen kenmerken en uitdagingen mét de gemene deler: een unieke combinatie van denken en doen.

Introductie en Opdracht

Mijn afstudeerstage deed ik bij VDL IT. De opdracht ontstond na de overgang van lokale servers naar de cloud. Het doel van mijn opdracht was de adoptie van Microsoft 365 te verbeteren binnen de organisatie. Dit omvatte het oplossen op problemen als verwarring door de vele nieuwe Microsoft-tools (OneDrive, Teams, SharePoint), en ontbrekende informatieverstrekking vanuit de IT-afdeling. Het plan was om dit op te lossen door middel van een verbetering van het VDL IT Portaal, op SharePoint Online.

Het hoofdkantoor van VDL Groep
VDL ETG

Onderzoeksplan en Methoden

Mijn project werd verdeeld in verschillende fases:

Literatuuronderzoek: Ik heb verschillende boeken over UI/UX-ontwerp en informatiearchitectuur gelezen.

Ontwerpen: Daarna zijn er conceptvisualisaties gemaakt voor het nieuwe IT-portaal.

Gebruikerstesten en Iteraties: De ontwerpen werden getest met gebruikers en verbeterd op basis van hun feedback.

Actie- en Standpunten

Er werd vastgesteld dat het IT-portaal te weinig werd bezocht vanwege vindbaarheid, verouderde en versnipperde informatie, het gebruik van intern jargon, onduidelijke iconen en onvoldoende zichtbare informatie.
Als dit verbeterd werd in samenwerking met communicatie naar buiten, zal de adoptie van het IT Portaal beter worden.

Context en Gebruikersfeedback

De context van de doelgroep (VDL-medewerkers) heb ik onderzocht. Ook heb ik card-sorting gebruikt als methode om de informatie op het portaal te organiseren. Door meerdere iteraties van ontwerpen en testen, werd de bruikbaarheid van het IT-portaal verbeterd.

Mijn ontwerpstijl

Mijn ontwerpstijl was te zien in hoe ik het onderzoek van mijn prototypes heb aangepakt. Ik ben met de doelgroep gaan zitten, heb met ze gepraat om op die manier erachter te komen waar vraag naar was. Zo heb ik mijn prototypes verbeterd om tot een eindproduct te komen.

Conclusie en Advies

Gebruikersinterface:
De doelgroep leest een pagina niet, maar scant hem. Om scannen te bevorderen moet er zo min mogelijk tekst op de portaal-pagina’s staan. Ook helpt het creëren van hiërarchie. Bijv. door het gebruik van kleur. 

Mijn advies is om op sommige knoppen een korte beschrijving te geven wat de gebruiker kan verwachten, in het geval van een complexere IT-materie. 

Visuele Elementen:
Het gebruik van eigen VDL-foto’s, kleuren en vormen zorgt voor de VDL-identiteit van IT Portaal en andere communicatiemiddelen.

Navigatiestructuur:
De doelgroep heeft de voorkeur voor een verticale navigatiestructuur. Dit zorgt ervoor dat er iedere keer maar tussen enkele opties een keuze gemaakt hoeft te worden. Dit bevordert het scannen.

Eindproduct

Dit project is onderdeel van het lab: Mindfulness, alledaagse activiteiten en interactieve technologie

Ga naar het lab →