IMPROVE Implementatie
Welke essentiële aspecten beïnvloeden de gebruikerservaring van een eigenaar van een implementatie, en op welke manieren kunnen deze aspecten worden geoptimaliseerd om de tevredenheid, effectiviteit en het gevoel van ontzorging van de eigenaar te verbeteren?
ProRail
ProRail is een belangrijke speler in het Nederlandse spoorwegnet met meer dan 5000 toegewijde medewerkers. We coördineren het spoor, reguleren treinverkeer, bouwen en beheren stations, en leggen nieuwe sporen aan. Onze verantwoordelijkheden omvatten het onderhouden van bestaande sporen, wissels, seinen en overwegen. Als netbeheerder zijn we ook verantwoordelijk voor het elektriciteitstransport over het net. Onze taken als spoorwegbeheerder omvatten onderhoud, vernieuwing, uitbreiding en veiligheid van het 7.000 kilometer lange spoorwegnet in Nederland. Met 160 miljoen kilometer treinverkeer per jaar, streven we ernaar dit te doen met oog voor de samenleving en met een vooruitziende blik op de toekomst.
IMPROVE
Zelf ben ik werkzaam bij ProRail bij de afdeling IMPROVE, deze afdeling heeft de taak om eigenaren van implementaties die veranderingen in processen en werkwijzen gedurende alle fasen van een implementatietraject begeleidt en ondersteunt. Dit omvat begeleiding vanaf de voorbereiding tot aan de oplevering van implementaties. IMPROVE is een team van acht medewerkers met diverse achtergronden, zoals Kennisontwikkeling, Techniek & Resourcing, Stations, Projectbegeleiding, Procurement, Projectmanagement, Portfoliomanagement en Finance. Door deze mix kan het team gericht advies en ondersteuning bieden op basis van specifieke kennis van verschillende afdelingen. Ook biedt IMPROVE ondersteuning door het verstrekken van formats en best practices die gebruikt kunnen worden bij de voorbereiding van het implementatietraject.
Elk kwartaal biedt IMPROVE de mogelijkheid aan de eigenaren om als onderdeel van de implementatie gebruik te maken van de IMPROVE release bijeenkomst, genaamd de release uitzending. Tijdens deze uitzending geven wij de eigenaren de kans om te communiceren over de wijziging en het implementatietraject aan een breder publiek.
Probleemstelling
Het IMPROVE-team ondervindt momenteel een probleem doordat eigenaren van implementaties niet in staat zijn om de juiste informatie aan te leveren. Hierdoor kan IMPROVE niet voldoende ondersteuning bieden aan deze doelgroep.
Uit uitgebreid onderzoek, inclusief interviews en diverse onderzoeksmethoden, blijkt dat de belangrijkste oorzaak van deze problemen te wijten is aan de onwetendheid van de doelgroep over wat ze precies moeten aanleveren bij IMPROVE. Dit resulteert in een stroeve samenwerking waardoor er een onbevredigende gebruikerservaring is bij de doelgroep.
Om dit probleem aan te pakken, moeten we antwoord geven op de volgende hoofdvraag van het project:“Welke essentiële aspecten beïnvloeden de gebruikerservaring van een eigenaar van een implementatie, en op welke manieren kunnen deze aspecten worden geoptimaliseerd om de tevredenheid, effectiviteit en het gevoel van ontzorging van de eigenaar te verbeteren?”
Implementatie sharepoint-website
Om de hoofdvraag te beantwoorden en tegelijkertijd het kernprobleem aan te pakken, is er een website ontwikkeld waar de eigenaren op een gebruiksvriendelijke manier informatie kunnen genereren over het implementatietraject. Deze website biedt een platform waarop de benodigde informatie systematisch wordt gepresenteerd. Na het beantwoorden van enkele vragen kan de website een passend implementatieplan voor de doelgroep genereren. Bovendien biedt de website verschillende mogelijkheden, zoals het inzien van oude documentatie als informatiebron en inspiratie. Ook biedt de website de optie om eerdere release bijeenkomsten terug te kijken. Daarnaast bevat de website informatie over de vereiste gegevens die de eigenaren moeten verstrekken om deel te nemen aan de release bijeenkomst.
