Let's Talk
Door de Covid-19 pandemie is de sociale cohesie bij bedrijven erg verminderd en is het contact tussen collega’s vaak puur functioneel geworden. Collega’s hebben door de nieuwe hybride werkvorm steeds minder contact met elkaar of hebben elkaar zelfs nog nooit ontmoet of gesproken. Hoe kan, op een hybride manier, dit onderlinge contact tussen collega’s verbeterd en/of versterkt worden?
Na aanleiding van het project de ‘’post-covid-19 office’’, waarin er een intern onderzoek is verricht bij het bedrijf Handpicked Agencies, is er geprobeerd het beste, van voor en tijdens de corona lockdown, te combineren in een vernieuwde versie van het Handpicked kantoor. Hierbij zijn de wensen en behoeftes van de medewerkers in kaart gebracht en staan centraal voor het project.
Vanuit het onderzoek is naar voren gekomen dat een hybride werkvorm de norm zal gaan worden binnen het Handpicked kantoor en vele andere bedrijven. Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van een locatie waar het werk plaatsvindt; waar de activiteit van het werk leidend is. Hierbij is de digitale wereld ontzettend belangrijk, zoals we de afgelopen periode ook zelf hebben ondervonden. Vanuit dit standpunt zijn er tijdens het onderzoek veel testen gedaan in VR en wat voor functie dit kan hebben in het kantoor. Dit is gedaan omdat er door de Covid-19 pandemie veel ontwikkelingen zijn in virtual reality op de werkvloer.
De belangrijkste conclusie uit de testresultaten is dat samenwerken in een virtuele wereld niet ideaal is. De medewerkers werken liever fysiek met elkaar, waar ook non-verbale communicatie belangrijk is. Anderzijds werkt VR wel goed om in verbinding te komen met collega's op een vernieuwende en hybride manier. Hieruit is de tool ‘’Let's Talk’’ ontstaan, een virtuele teambuildingsactiviteit om elkaar beter te leren kennen en waar vooral het eerste contact moment belangrijk is.
Het doel en functie van deze tool is om het onderlinge contact tussen collega's te verbeteren en/of te versterken. Dit kan ingezet worden vanuit het bedrijf, zoals dit ook gedaan wordt met normale teambuilding activiteiten.
Let's Talk
Let's Talk is ontworpen om het onderlinge contact op de werkvloer te verbeteren. Dit kan ingezet en gefaciliteerd worden vanuit de werkgever of het bestuur van een kantoor en bedrijf. Hier moet de facilitator een moment inplannen wanneer dit, met het oog op de drukke werkplanning, het beste uitkomt voor het bedrijf en de medewerkers. Hierin hoeven medewerkers zelf niet te schuiven in de planning, maar wordt dit geregeld voor hen.
Het concept wat hiervoor bedacht is een virtuele ontmoeting tussen 2 collega’s. Hierin zijn de koppels voorafgaande de ontmoeting willekeurig met elkaar gekoppeld doormiddel van de aanmeldingstool, zodat niemand buitengesloten kan worden en iedereen mee kan doen. Het belangrijkste van de ontmoeting is dat hierin een gesprek moet ontstaan, hierbij maakt het niet uit of ze elkaar al wel of niet kennen. Er moet hier een gesprek ontstaan over onderwerpen die zij normaal gesproken niet met elkaar zouden voeren, om elkaar op deze manier beter te leren kennen.
Aanmeldingstool
De aanmeldingstool voor Let's Talk zal als functie hebben om koppels te vormen tussen medewerkers en om hier gelijk een dag en datum aan te koppelen. Mocht één van de twee koppels niet op dat tijdsstip beschikbaar zijn, is er nog altijd de mogelijkheid om hier een ander moment voor uit te kiezen. Deze (extra) tijdstippen en datums staan altijd vast en zijn gepland vanuit de facilitator van de Let's Talk tool binnen het bedrijf. Hier krijgen koppels een link toegestuurd naar de virtuele wereld, waar de uiteindelijke ervaring tussen de twee koppels zal gaan plaatsvinden. Extra informatie van het gebruik en het betreden van de virtuele wereld zal ook in deze aanmeldingstool te vinden zijn, maar zullen ook via de mail naar de deelnemers gestuurd worden, zodat zij altijd snel en makkelijk bij deze informatie kunnen.
Binnen het bedrijf en vanuit de facilitator zal met de medewerkers gecommuniceerd moeten worden wanneer en voor de tool wordt ingezet. Het is namelijk belangrijk dat de medewerkers op hetzelfde moment zich aanmelden, zodat hier ook gelijk koppels gegenereerd kunnen worden. Ook belangrijk is dat er vaste tijdstippen en datums ingepland worden binnen dit bedrijf om de ervaring te laten plaatsvinden. Het is natuurlijk niet handig dat de tool wordt ingezet tijdens een week vol met deadlines. Voor een groot bedrijf met 200 medewerkers zullen er bepaalde afdelingen met elkaar gekoppeld worden, om op deze manier de tool in te zetten. Voor dit soort bedrijven is het heel moeilijk om de tool in te zetten voor alle medewerkers in één keer, omdat dit niet haalbaar is om in te plannen.
Tot slot is er de keuze gemaakt om willekeurige medewerkers met elkaar te koppelen. Let's Talk wil het onderlinge contact tussen alle medewerkers verbeteren en hierdoor zullen er dus ook geen medewerkers in hokjes geplaatst worden of buiten de groep vallen.
Virtuele ervaring
Door een virtueel platform te gebruiken voor Let's Talk, biedt dit de mogelijkheid om de ontmoeting op een hybride vorm te laten plaatsvinden, waardoor het altijd ingezet en gebruikt kan worden, zelfs voor de mensen die thuis werken. Door in een virtuele omgeving te stappen wordt de ontmoeting veel leuker en interactiever, in plaats van een virtuele call. Ook helpt dit met het verlagen van een ongemakkelijke drempel, doordat je alleen elkaars avatar ziet. Doordat je in deze nieuwe wereld stapt vol interactie, helpt dit om een gesprek te stimuleren tussen 2 personen, net zoals dit gebeurt bij een fysieke teambuilding activiteit.
Tijdens de virtuele ervaring moeten de deelnemers een aantal ruimtes doorlopen, waardoor zij elkaar steeds een beetje beter leren kennen. Hiervoor moeten zij, per ruimte, opdrachten uitvoeren en samenwerken om de uitgang te bereiken. Communicatie hierin is dus erg belangrijk om elkaar door de ruimtes te helpen.
Om de deelnemers ook ruimte te geven waarin zij zich terug kunnen trekken op het afgesproken tijdstip, is het mogelijk om speciale Let's Talk booths in te zetten op het kantoor. Hiervoor is er altijd plek om, ook op het kantoor, de virtuele ervaring te kunnen beleven. Zo hebben de andere collega's geen last van de ervaring en hoeven er geen werkplekken en andere ruimtes binnen het bedrijf gereserveerd te worden voor de tool.
Hubs by Mozilla
Het platform waarin de World of Wonder is ontwikkeld heet Mozilla Hubs. Mozilla Hubs is gratis te gebruiken en heeft een eenvoudige interface. Het grote voordeel van Mozilla Hubs is dat het WebXR based is. En daarmee zowel via je browser op desktop en mobile, als via de browser in een willekeurige VR bril te openen is. Hiermee heeft het een gigantisch bereik.
Het is mogelijk om met de Mozilla Hubs Spoke builder snel je eigen omgevingen te creëren of 3D modellen te importeren. En, omdat het open source is, is het mogelijk om je eigen, aangepaste, versie te hosten op Amazon AWS.
Bron: https://labs.handpickedagencies.com/work-1/2020/6/26/vr-collaboration-tools